Przeprowadzenie dobrych konsultacji jest i trudne i łatwe zarazem. Co sprawia, że czasem jest łatwiej, a innym razem trudniej? Kiedy konsultacje są udane?
BŁĘDY
Nie da się uniknąć błędów, jednak również one są potrzebne. Życie społeczności nie kończy się na jednych konsultacjach. Każde kolejne są następnym krokiem do współdecydowania. To proces, który będzie miał sens o tyle, o ile wszyscy będą gotowi na wyciąganie wniosków z własnych działań.
DYSKUSJA
Jeśli naprawdę zależy nam na poznaniu potrzeb i argumentów drugiej strony, pamiętajmy o metodach, które umożliwiają dialog. Nie zawsze można wykorzystać bezpośrednią komunikację do poznania opinii społeczności. Warto jednak mieć świadomość, jakie ograniczenia mają takie formy, jak badania ankietowe czy informowanie przez stronę internetową. W taki sposób źle się rozmawia, zwłaszcza gdy temat jest trudny.
ELASTYCZNOŚĆ
Ponieważ nie wszystko da się przewidzieć (choćbyśmy wzorcowo zaplanowali każdy szczegół), na etapie przeprowadzania konsultacji kluczową zaletą może okazać się elastyczność. Warto zostawić przestrzeń do zmiany ustaleń i nie trzymać się ich zbyt sztywno. Czasem sukces zależy od zmiany miejsca lub terminu konsultacji, wprowadzenia nowej metody czy poszerzenia konsultacji o jakąś grupę społeczną.
KOMPETENCJE
Oczywiście dużo łatwiej jest kierować procesem konsultacyjnym osobom doświadczonym, mającym kompetencje w komunikowaniu się z mieszkańcami, moderowaniu dyskusji, posiadającym wiedzę na konsultowany temat, znającym uwarunkowania prawne itd. W rzeczywistości jednak takich omnibusów jest niewielu. Starajmy się zatem:
- poszukać wsparcia w naszym urzędzie,
- sukcesywnie podnosić własne kwalifikacje,
- korzystać z wiedzy mieszkańców i ekspertów.
KOMUNIKACJA
Dobra polityka informacyjna to nazbyt często niedoceniany, a wręcz lekceważony aspekt konsultacji. Tymczasem stanowi ona podstawę naszych wzajemnych relacji ze społecznością. Dobrą praktyką jest zatem:
- zamieszczanie jak największej ilości informacji na stronach internetowych samorządu i w BIP, w tym informowanie o wszystkich planowanych decyzjach. Wiedza na temat decyzji urzędu powinna być zawsze i ogólnodostępna,
- dbanie o przejrzystość tych stron i widniejących na nich treści,
- informowanie mieszkańców o całym procesie, w którym biorą udział, a także o tym, kiedy mogą się spodziewać namacalnych rezultatów konsultacji,
- poszerzanie wiedzy uczestników konsultacji, gdy temat jest trudny,
- przystępność formy, w jakiej zwracamy się do mieszkańców. Zasada „im prościej, tym lepiej” powinna być stosowana na pierwszym miejscu.
MEDIA
Media to bez wątpienia ważny sojusznik. Warto pamiętać, że łatwiej je zaangażować, kiedy włączamy je do współpracy na jak najwcześniejszym etapie procesu. To współdziałanie nie powinno ograniczać się tylko do zamieszczania płatnych ogłoszeń. Większą wartość ma merytoryczna współpraca z mediami. Nie zapominajmy przy tym, że media to nie tylko gazeta samorządowa, ale też lokalni blogerzy, portale internetowe itp. To ważne kanały komunikacji, z których na bieżąco korzystają mieszkańcy.
OTWARTOŚĆ
Otwartość i dobra wola to podstawy każdego dialogu. Oznacza to między innymi, że mieszkańcy mogą zabrać głos na dany temat, a organizatorzy są gotowi, by przyjąć nowe rozwiązania, a podejmując ostateczną decyzję, wezmą pod uwagę interes społeczności.
PLANOWANIE
Do konsultacji warto się dobrze przygotować − tym dokładniej, im mniej mamy doświadczenia. Autentyczna współpraca będzie możliwa, jeśli zadbamy o:
- jak największy zasięg kampanii informacyjnej, dotarcie do każdego potencjalnego uczestnika,
- właściwy (zgodny z tematem) wybór grup uczestników,
- należyty dobór metod,
- zagwarantowanie odpowiedniej ilości czasu na proces konsultacji,
- wybranie dobrego momentu na konsultacje,
- zagwarantowanie środków na realizację procesu.
URZĄD
Duże znaczenie dla powodzenia konsultacji ma współpraca różnych wydziałów w urzędzie. Przygotowując się do przedsięwzięcia, poszukajmy w naszym urzędzie sojuszników; nie musimy przecież być ekspertami od melioracji czy ochrony zabytków. Często powodzenie przedsięwzięcia zależy też od tego, czy zadbaliśmy o stałe informowanie o konsultacjach ważnych grup, np. radnych, zarówno w fazie przygotowywania procesu, jak i później.