7. REGULAMIN KONSULTACJI Z MIESZKAŃCAMI – wytyczne, rekomendacje, przykłady

1. Preambuła

2. Zasady ogólne

• Kto może brać udział w konsultacjach społecznych:
  wszyscy^1* mieszkańcy ^2*
• Jakimi zasadami kieruje się urząd, organizując i prowadząc konsultacje społeczne ^3*
• W jakich formach przeprowadzane są konsultacje społeczne ^4*

• Konsultacje stanowią jedną z form udziału obywateli w sprawowaniu władzy, co jest umocowane w przepisach Konstytucji i odpowiednich ustaw.
• Konsultacje nie zwalniają organów władzy samorządowej z odpowiedzialności za losy wspólnoty. Są instrumentem wspierającym proces decyzyjny. Ich wynik może, ale nie musi być wiążący dla władz samorządowych.
• Organy władzy publicznej, w tym również władze samorządowe, co do zasady reprezentują interes wspólnoty. Są wybrane w demokratycznych wyborach i mają z tego tytułu mandat do pełnienia tej funkcji. Konsultacje społeczne nie podważają tego mandatu.

• Ograniczanie uczestnictwa w konsultacjach z mieszkańcami jest niezgodne z prawem. Jeśli temat konsultacji dotyczy w sposób szczególny wybranej grupy, można do niej skierować osobne zaproszenie, oprócz zaproszenia zamieszczonego np. na stronie internetowej urzędu • zasada POWSZECHNOŚCI.
• Mieszkańca (jako uczestnika) określa się jako tego, kto „wyraża zamiar mieszkania”, przy czym nie musi być to osoba zameldowana w danej gminie. Inne wymagania można stawiać mieszkańcom zgłaszającym wniosek o konsultacje.
• Warto przywołać Siedem Zasad Konsultacji – można to sformułować np. w następujący sposób:

  Konsultacje przeprowadza się:

  • na jak najwcześniejszym etapie prac nad zagadnieniem poddawanym konsultacjom • zasada PRZEWIDYWALNOŚCI,
  • w sposób stwarzający mieszkańcom warunki do powszechnego uczestnictwa • zasada POWSZECHNOŚCI,
  • z zapewnieniem rzetelności i kompletności informacji o przedmiocie konsultacji oraz ich szczegółowych zasadach i trybie • zasada PRZEWIDYWALNOŚCI, • zasada DOBREJ WIARY.
• Najlepszy efekt daje jednoczesne wykorzystanie różnych narzędzi konsultacyjnych, zwłaszcza tych opartych na bezpośrednim kontakcie z mieszkańcami. Szczególnie ważne jest korzystanie z narzędzi pozwalających na stworzenie przestrzeni dialogu między członkami społeczności lokalnej, a także społeczności z władzami lokalnymi. Taki dialog pozwala na ścieranie się poszczególnych interesów, w wyniku którego dochodzi do wypracowania wspólnych opinii, priorytetów lub rozwiązań.PRZYKŁADY:
  • Wybrane formy konsultacji społecznych powinny uwzględniać wyniki wstępnej analizy określającej adresatów oraz uczestników konsultacji z danego obszaru lub osoby potencjalnie zaangażowane w dany projekt.
  • Konsultacje przeprowadza się co najmniej w dwóch z poniżej podanych form:
    • protokołowane, otwarte spotkania z mieszkańcami,
    • pisemne, w tym elektroniczne, zbieranie uwag,
    • zbieranie uwag w punkcie konsultacyjnym,
    • warsztaty projektowe, będące ustrukturyzowaną pracą grupy osób, prowadzącą do wypracowania propozycji rozwiązań,
    • ankiety samodzielnie wypełniane przez respondentów, w szczególności wypełniane przy użyciu internetu,
    • panele obywatelskie, polegające na regularnym zasięganiu przez dłuższy okres opinii dużej, reprezentatywnej grupy mieszkańców,inne niż określone w pkt. 1-6, wynikające ze specyfiki przedmiotu konsultacji.
  • Dopuszczalne są także inne formy, zapewniające szeroki dostęp do uczestnictwa w konsultacjach, a zwłaszcza te formy, które uwzględniają użycie narzędzi komunikacji elektronicznej (np. email, SMS).

  Więcej o narzędziach i metodach konsultacji można znaleźć np. na stronach:

  partycypacjaobywatelska.pl, dobrepraktyki.decydujmyrazem.pl

3. Zakres tematyczny konsultacji społecznych

W przypadku niektórych rozstrzygnięć samorząd ma obowiązek zorganizowania konsultacji. Dotyczy to m.in. kwestii związanych z planowaniem przestrzennym czy też wynikających z Ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.

Istnieją pewne typy rozstrzygnięć, które ze względu na charakter powinny być poddawane konsultacjom. Należą do nich decyzje:

• niepopularne lub dotyczące spraw drażliwych dla danej społeczności, co do których wiemy, że mogą być przyczyną nieporozumień i konfliktów (np. związane z reformowaniem systemu oświaty, likwidacją placówek oświatowych; konsultacje mogą pomóc podjąć decyzję, czy zamykać placówki, a jeśli tak, to które i jak można złagodzić negatywne konsekwencje takiej decyzji),
• dotyczące kwestii złożonych, których przedstawienie mieszkańcom wymaga bezpośredniej komunikacji i dialogu,
• mogące mieć istotny wpływ na jakość życia czy rozwój danej wspólnoty (np. dotyczące inwestycji w infrastrukturę),
• dotyczące realizacji bieżącej polityki, np. różnego rodzaju programy, plany, strategie,
• dotyczące konkretnych grup, środowisk czy podmiotów (np. przedsiębiorców czy organizacji społecznych).

Warto się także zastanowić nad zapisem pojawiającym się w niektórych regulaminach: Konsultacje są ważne bez względu na liczbę uczestników. Taki zapis podkreśla, że konsultacji nie można unieważnić, nawet jeśli wzięło w nich udział tylko kilka osób. Osobną kwestią jest to, czy takie konsultacje można uznać za sukces.

4. Inicjowanie konsultacji

• Kto może złożyć wniosek:
  • prezydent/burmistrz/wójt,
  • grupa mieszkańców, ^6*
  • rada pożytku publicznego,
  • rady jednostek niższego rzędu (np. rady osiedli),
  • rady sołeckie,
  • rady dzielnicy,
  • rady młodzieżowe,
  • rady seniorów.
• Co wniosek powinien zawierać?^7*
• Tryb postępowania z wnioskiem. ^8*
• Co powinno zawierać ogłoszenie o konsultacjach?

Tak więc inicjatorem konsultacji społecznych mogą i powinny być zarówno organy stanowiące (rada gminy lub miasta, rada powiatu), jak i wykonawcze samorządu (wójt, burmistrz lub prezydent). Ponadto możliwość złożenia wniosku o konsultacje należy stworzyć także samym mieszkańcom, ich przedstawicielom i ciałom doradczym.

• W wypadku zgłaszania wniosku o konsultacje przez mieszkańców, można ich zdefiniować jako osoby zameldowane w danej gminie/dzielnicy lub posiadające czynne prawo wyborcze i wpisane do stałego rejestru wyborców. W regulaminie warto wpisać minimalną liczbę osób mogących złożyć wniosek.
• Wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych powinien określać co najmniej przedmiot konsultacji, propozycję formy konsultacji, uzasadnienie, a także wskazanie osoby upoważnionej do kontaktu oraz listę osób popierających wniosek.
• PRZYKŁAD:Prezydent Miasta rozpatruje wniosek, uwzględniając koszty proponowanej formy konsultacji, istotność przedmiotu konsultacji dla społeczności lokalnej oraz zasadność proponowanego sposobu konsultacji. O sposobie rozpatrzenia wniosku Prezydent Miasta informuje wnioskodawców w formie zarządzenia wraz z uzasadnieniem w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty jego złożenia.

5. Tryb prowadzenia konsultacji

• Wskazanie gospodarza i jego obowiązków.^9*
• Wyznaczenie odpowiedzialnej jednostki organizacyjnej/komórki organizacyjnej.^10*
• Określenie ram czasowych i form informowania.^11*
• Określenie treści, które powinny się znaleźć w zarządzeniu/ ogłoszeniu.^12*
• Określenie minimalnego czasu trwania konsultacji.^13*
• Konsultacje zakończone raportem podanym do publicznej wiadomości.
• Określenie zasad informacji zwrotnej przekazywanej uczestnikom konsultacji.^14*

• Zgodnie z • zasadą KOORDYNACJI konsultacje powinny mieć gospodarza. Przystępując do procesu konsultacji, należy więc wskazać osobę do niego zapraszającą. Powinien to być ktoś, kto pełni istotne funkcje decyzyjne – prezydent, burmistrz lub wójt.
• Gospodarz konsultacji powinien angażować w proces konsultacji podległą mu administrację. Gospodarz może wyznaczyć koordynatora procesu konsultacji. Należy o tym poinformować uczestników konsultacji.PRZYKŁADY ZAPISÓW W REGULAMINIE:
  • Decyzje w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych podejmuje Prezydent Miasta w formie zarządzenia.
  • Prezydent Miasta zapewnia odpowiednią opiekę merytoryczną i organizacyjną nad konsultacjami oraz bezstronny sposób ich prowadzenia.
  • Prezydent może powierzyć wykonanie konsultacji społecznych wyspecjalizowanym podmiotom.
  • Prezydent Miasta w uzasadnionych przypadkach może powołać zespół opiniodawczo-konsultacyjny, którego zadaniem jest pomoc w ocenie zasadności składanych uwag. W jego skład mogą wejść przedstawiciele nauki, organizacji społecznych oraz miejskich jednostek organizacyjnych, a także eksperci z zakresu prowadzonej inwestycji lub projektu.
  • Realizacja konsultacji społecznych wymagająca specjalistycznej wiedzy odbywać się będzie z udziałem ekspertów w danej dziedzinie.

• Informowanie o konsultacjach (zapraszanie do udziału) powinno się odbywać z odpowiednim wyprzedzeniem. Niektóre regulaminy podają różne okresy w zależności od formy konsultacji, np. informacja o spotkaniach z mieszkańcami na 14 dni przed wyznaczoną datą, opiniowanie on-line w momencie rozpoczęcia konsultacji.W regulaminie trzeba określić podstawowe formy informowania, żeby pozostać w zgodzie z • zasadą POWSZECHNOŚCI, w myśl której minimum to umieszczenie informacji on-line (więcej w punkcie 7 Platforma konsultacji on-line). Obecnie standardem jest informacja o konsultacjach społecznych na stronie internetowej urzędu oraz wywieszenie ogłoszenia w budynku urzędu. Warto wszakże:
  • podjąć wysiłek, by ustalić, kogo dana sprawa interesuje lub w szczególny sposób dotyczy […],
  • a ktywnie docierać do zainteresowanych, zwłaszcza do grup, które nie korzystają z dostępnych mechanizmów konsultacji (nie wystarczy publikacja informacji o konsultacjach – należy zaprosić do udziału w konsultacjach osoby i instytucje z listy interesariuszy). (Siedem Zasad Konsultacji)

  PRZYKŁAD:

  • Konsultacje powinny być poprzedzone akcją informacyjną, wykorzystującą strony internetowe urzędu oraz prowadzoną przez:
    1) ogłoszenia na tablicach informacyjnych Urzędu Miasta i jego delegatur,
    2) bezpośrednie informowanie zainteresowanych projektem lub inwestycją.
  • Wskazane jest informowanie o konsultacjach również poprzez ogólnodostępne media lokalne, ogłoszenia na przystankach komunikacji miejskiej oraz w inny sposób, zapewniający szeroki dostęp społeczny.

• Istotne jest, żeby uczestnicy zdawali sobie sprawę z całego procesu, w którym uczestniczą poprzez konsultacje, tzn. żeby mieli świadomość, jaki jest cel i dalsze kroki wdrożeniowe związane z konsultowaną decyzją samorządu.PRZYKŁAD:
  • Publikowana informacja o rozpoczęciu konsultacji, powinna zawierać przede wszystkim: przedmiot konsultacji, termin i zakres konsultacji, formę i tryb konsultacji.
  • platforma [internetowa] […] zawiera […] informacje o stanie realizacji działania, będącego przedmiotem konsultacji.

• Rekomendowany minimalny czas trwania konsultacji to 21 dni. Dokument Siedem Zasad Konsultacji formułuje to następująco: Czas przeznaczony na wyrażenie opinii na każdym etapie prac nie jest krótszy niż 21 dni, dając przy tym przestrogę: Nie można nazwać konsultacjami społecznymi zbierania opinii w czasie krótszym niż 7 dni.
• • Zasada RESPONSYWNOŚCI głosi: Każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w terminie podanym na początku konsultacji. Nie obliguje to urzędu do wysyłania każdemu uczestnikowi indywidualnego listu, informacja zwrotna może mieć formę publicznie dostępnego dokumentu (raportu) z zestawieniem zgłoszonych opinii i merytorycznym odniesieniem się do nich. Konieczny jest załącznik ze zmienionym w wyniku konsultacji dokumentem i omówienie następnych kroków. Rekomendowany maksymalny czas na odpowiedź to 30 dni. Jeśli się on przedłuża, wypacza się zasadę responsywności.

Odpowiedzi muszą uzasadniać podjęte decyzje i być przygotowane w języku zrozumiałym dla pytających – czasem lepiej przygotować odpowiedzi zbiorcze, by umożliwić całościowy ogląd tematu. Jeśli w toku konsultacji organizator otrzymał bardzo dużo opinii i uwag, może zbiorcze, jasne odpowiedzi opublikować w jednym miejscu, do którego zabierający głos obywatele mają dostęp, a także poinformować uczestników, gdzie mogą je znaleźć. Dobrze przygotowane odpowiedzi stają się wkładem w debatę – można się do nich odwoływać w toku dalszych dyskusji, a solidnie przygotowana informacja zwrotna jest inwestycją w przyszłe angażowanie obywateli.

6. Ocena i ewaluacja procesu

7. Platforma konsultacji on-line

PRZYKŁAD:

Urząd Miasta prowadzi i utrzymuje specjalną stronę internetową dotyczącą konsultacji społecznych. Strona ta zawiera co najmniej:

1. Ogłoszenia o wszystkich złożonych wnioskach o przeprowadzenie konsultacji społecznych,
2. Informacje o sposobie rozpatrzenia wniosków o przeprowadzenie konsultacji społecznych;
3. Zarządzenia o przeprowadzeniu konsultacji społecznych;
4. Jasne i zwięzłe wytłumaczenie przedmiotu konsultacji;
5. Szczegółowe informacje o terminie, miejscu i formie prowadzonych konsultacji;
6. Dokumentację związaną z prowadzonymi konsultacjami społecznymi, w tym: wszelkie opracowania, projekty, wizualizacje i inne materiały odnoszące się do tematu konsultacji, a w szczególności: raporty z przeprowadzonych konsultacji;
7. Forum dyskusyjne wymagające rejestracji użytkowników;
8. Informacje o wynikach konsultacji;
9. Informacje na temat konsultacji przeprowadzonych z inicjatywy i na koszt inwestorów.