| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
| GOTOWOŚĆ NA ZMIANĘ |
|
Konsultacje prowadzone w dobrej wierze (1) zakładają otwartość stron na rozważenie wszystkich argumentów. Gospodarz jest gotowy sumiennie rozważyć opinie i propozycje uczestników. |
| CZAS |
|
Podczas organizowania procesu niezbędne jest założenie odpowiedniej ilości czasu, jaki uczestnicy muszą poświęcić na zapoznanie się z przedmiotem konsultacji, dostarczonymi materiałami, na analizę argumentów, przygotowanie swoich przemyśleń, przedstawienie odpowiedzi. Niejednokrotnie potrzebny jest również czas na dyskusję uczestników (stron) Odpowiednio długi czas konsultacji jest jednym z „papierków lakmusowych” Jeżeli mamy za mało czasu, niejednokrotnie lepiej jest nie przeprowadzać |
| TEMAT |
|
O ile konsultacje nie powinny być „dobrem rzadkim”, to konsultowanie wszystkiego bez względu na wagę i istotność tematu dla społeczności nikomu nie służy. Warto przemyśleć, czy temat nie wymaga raczej przeprowadzenia konsultacji eksperckich, a nie społecznych.
Nie każdy temat wywoła zainteresowanie – jeżeli jest nudny, trudny lub abstrakcyjny, istotne jest odpowiednie (patrz krok 3) sformułowanie zagadnień oraz angażujące (w formie i treści) zaproszenie i informacje w materiałach dodatkowych. Jeżeli konsultujemy skomplikowane zagadnienia, warto pomyśleć o metodach i materiałach informacyjnych (patrz krok 3), ułatwiających uczestnikom skuteczne poszerzenie zakresu wiedzy – to możliwe! |
| PIENIĄDZE |
|
Nie ma takich konsultacji, które nic nie kosztują. W zależności od zasięgu (a ten jest determinowany celem konsultacji) musimy być gotowi na zagwarantowanie odpowiednich środków i zaangażowanie osób, aby przeprowadzić kampanię informacyjną, spotkania, warsztaty lub działania on-line. |
| DIAGNOZA? |
|
Konsultacje nie mogą zastępować rzetelnej diagnozy potrzeb i problemów lokalnej społeczności w danym obszarze tematycznym. Jeżeli chcemy skonsultować zagadnienia o większym stopniu złożoności, warto przyjrzeć się bardziej szczegółowo realiom, o których chcemy rozmawiać ze społecznością. |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
|
Formalna decyzja powinna określać ramy czasowe na przeprowadzenie konsultacji i wskazać minimum działań konsultacyjnych. |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
| KONTEKST |
|
Wcześniejsze konsultacje, niezależnie od tematu, mogły wzbudzić zainteresowanie, zaangażowanie, zaufanie lub frustrację, a nawet wrogość w społeczności lokalnej. Mogły również przejść niezauważone. Warto sprawdzić, jak się zakończyły, żeby wykorzystać pozytywne skutki z przeszłości i uniknąć trudności bądź przygotować się na ewentualne problemy. Oczywiście trzeba też mieć wiedzę o konsultacjach aktualnie przeprowadzanych przez inne wydziały urzędu lub innych formach współpracy z mieszkańcami.Decyzje podjęte wcześniej w zakresie objętym konsultacjami należy wyjaśnić uczestnikom konsultacji. Wymaga to przygotowania spójnej i pełnej informacji (1) |
| CEL |
|
Strony mogą mieć różne powody i cele uczestnictwa w konsultacjach (warto pomyśleć o tym, zanim kogokolwiek do nich zaprosimy) i na tej podstawie budują swoje oczekiwania wobec procesu, w którym uczestniczą. Ważne jest precyzyjne określenie i wyjaśnienie uczestnikom przez gospodarza jego własnych celów i, jeśli to możliwe, próba analizy oczekiwań pozostałych stron konsultacji.Obrane przez gospodarza cele przekładają się na wskaźniki sukcesu konsultacji. Jeżeli chcemy uzyskać opinię społeczności na temat wypracowanego dokumentu, sukcesem nie będzie to, że nikt wziął udziału w konsultacjach (2, 3). |
| URZĄD |
|
Gospodarz (odpowiedzialność polityczna) i osoba bezpośrednio odpowiedzialna za proces (odpowiedzialność organizacyjna) powinny zostać jasno określone (5). Mieszkańcy powinni zostać poinformowani, kto będzie adresatem formułowanych przez nich opinii.Gospodarz konsultacji powinien angażować w proces podległą mu administrację (5). Organizacja konsultacji wymaga współpracy i wymiany informacji pomiędzy różnymi komórkami wewnątrz urzędu. Korzystne jest pozyskanie sojuszników w urzędzie, czasem wystarczy rozmowa z pracownikami innych wydziałów.
Doskonalenie kwalifikacji osób prowadzących konsultacje (np. w zakresie narzędzi i technik konsultacji czy prowadzenia spotkań z mieszkańcami) oraz wewnątrzurzędowych procedur jest potrzebne do podwyższenia jakości naszych konsultacji. |
| ODBIORCY |
|
W konsultacjach każda osoba zainteresowana tematem powinna mieć możliwość wyrażenia swojej opinii (2). Odpowiedzialny za to jest gospodarz procesu.Informacja o rozpoczęciu i harmonogramie konsultacji powinna być przejrzysta i ogólnodostępna dla wszystkich potencjalnych odbiorców (1, 2, 3). Oprócz tradycyjnych form rekrutacji uczestników konsultacji (tablica informacyjna, strona internetowa urzędu) może być konieczne określenie specyficznych interesariuszy konsultacji (np. konkretne grupy społeczne: młode bezrobotne kobiety, młodzi rodzice, rowerzyści, seniorzy) i bezpośrednie dotarcie do nich (2).
Nie zapomnij o tych, których głos często jest niesłyszany i o tym, że ci, którzy zazwyczaj uczestniczą w konsultacjach, nie muszą reprezentować “milczącej większości”. Konsultacje przeprowadzone jedynie z przedstawicielami organizacji pozarządowych (z wyjątkiem programu współpracy z NGO) i ekspertami nie są konsultacjami społecznymi. |
| METODY |
|
Dobór narzędzi i metod jest kluczowy dla osiągnięcia założonego celu. Skuteczniejsze są te, które tworzą przestrzeń wymiany argumentów między uczestnikami konsultacji (spotkania konsultacyjne, debaty, warsztaty), pozwalają na spotkanie się różnych punktów widzenia, kiedy uczestnicy konsultacji sami siebie mogą przekonywać do swoich stanowisk. Takie sytuacje umożliwiają również pojawienie się i dopracowywanie nowych pomysłów.Nie ma jednego przepisu na dobór narzędzi i metod, każdorazowo można je łączyć, biorąc pod uwagę potrzeby i możliwości uczestników oraz przedmiot konsultacji (2).
Pamiętajmy również, że konsultacje to nie ankieta ani formularz zgłaszania uwag; konsultacje to dialog, w którym kwestionariusz ankiety i formularz mogą być jednym z wielu narzędzi. Wybór konkretnych narzędzi i metod wymaga sprawdzenia, czy posiadamy odpowiednie zaplecze do ich wykorzystania. |
| CZAS I MIEJSCE |
|
Konsultacje mogą rozciągać się w czasie, mogą także składać się z wielu wydarzeń – wszystkie muszą być skoordynowane między sobą, z kampanią informacyjną i mieć na względzie wydarzenia ważne dla uczestników.W harmonogramie konsultacji istotne jest również zarezerwowanie miejsca na analizę wyników konsultacji i przygotowanie odpowiedzi (6).
Spotkania konsultacyjne powinny być organizowane w takich godzinach, aby osoby pracujące zawodowo mogły na nie dotrzeć. Należy wziąć także pod uwagę miejsce, w którym się odbywają: czy łatwo do niego dojechać, czy mogą bez trudu dostać się tam osoby poruszające się na wózkach? Może pojawić się potrzeba zapewnienia opieki dla małych dzieci na miejscu (zwłaszcza jeśli zależy nam na poznaniu opinii rodziców małych dzieci). |
| WSKAŹNIKI SUKCESU |
|
Aby można było powiedzieć, że konsultacje zakończyły się sukcesem, musimy wiedzieć, czy osiągnęliśmy zakładany cel. Jeżeli celem jest uzyskanie opinii od społeczności na temat proponowanego rozwiązania, sukcesem będzie uzyskanie opinii (pozytywnej lub negatywnej) od wyznaczonej z góry liczby uczestników konsultacji. Konsultacje, w których nikt nie wziął udziału, nie są sukcesem.Kiedy możemy właściwie powiedzieć, że ktoś wziął udział w konsultacjach? Czy tylko wówczas, kiedy zgłosił uwagi na piśmie? (patrz METODY)
Jeżeli w spotkaniu wzięło udział 30 osób i padło tylko kilka pytań, to czy możemy powiedzieć, że pozyskaliśmy opinie? |
| INFORMOWANIE |
|
Konsultacje w najprostszym ujęciu to wymiana informacji i argumentów, wzajemne wysłuchanie racji (7), dyskusja propozycji rozwiązań otwarta na nowe pomysły. Aby ta wymiana mogła mieć miejsce, uczestnicy muszą dowiedzieć się o konsultacjach i nimi zainteresować. Wszyscy potencjalnie zainteresowani muszą mieć szansę zapoznania się z materiałami poddawanymi konsultacjom (2). Informacje te powinny być ogólnodostępne (2), pełne, rzetelne, przejrzyste i zrozumiałe (nie tylko dla ekspertów) (1) oraz aktualizowane na bieżąco (3).Już na początku konsultacji uczestnicy powinni wiedzieć, jak wygląda cały proces oraz co wydarzy się po zakończeniu konsultacji. Pamiętajmy również, że poczucie frustracji rośnie wraz z czasem dzielącym konsultowanie od wdrażania rozwiązań. Aby tego uniknąć, trzeba z góry podać terminy realizacji planowanych działań.
Należy zadbać nie tylko o treść przekazywanej informacji, ale również o jej formę (formatowanie, oprawa graficzna), szczególnie jeżeli mamy zainteresować mieszkańców konsultacjami i zachęcić do wzięcia w nich udziału. Informowanie o konsultacjach i przedmiocie konsultacji często mylone jest z samymi konsultacjami. Konsultacje to wymiana opinii, trzeba więc określić, jak opinie i głosy w dyskusji będą zbierane, jak cała wymiana zostanie zorganizowana (patrz METODY) Kampania informacyjna nie jest kampanią PR-ową lub marketingową. Jej zadaniem nie jest przekonanie uczestników konsultacji do jakiegoś rozwiązania, ale zachęcenie do rozważenia i dyskusji na temat proponowanych rozwiązań z zachowaniem otwartości na ich własne propozycje. |
| PLAN |
|
To miejsce i czas na szczegółowe zaplanowanie poszczególnych działań, dopracowanie materiałów i upewnienie się, że wszystko jest zapięte na ostatni guzik. Nie ma konsultacji idealnych, trzeba więc założyć, że niektóre działania mogą się opóźnić; dlatego warto założyć marginesy bezpieczeństwa. |
| TESTOWANIE |
|
Jeżeli przedmiot konsultacji ma być zrozumiały dla uczestników konsultacji (1), dobrze jest przed użyciem przetestować materiały na kilku niezaangażowanych osobach, pokazać im materiały, dopytać o to, jak rozumieją poszczególne sformułowania. Ich reakcja wskaże nam, czy wszystko jest jasne i przejrzyste. |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
|
Na etapie realizacji procesu konsultacyjnego warto zadawać sobie pytanie: czy wszystko idzie zgodnie z planem? Czy kampania informacyjna jest skuteczna i przyciąga uczestników? Czy uzyskujemy opinie od uczestników? Czy dobrane narzędzia i metody konsultacji są odpowiednie? Jeżeli na któreś z powyższych pytań odpowiemy: NIE, będzie trzeba Na bieżąco trzeba wyjaśniać wszystkie wątpliwości uczestników konsultacji Wszystkie działania i gromadzone informacje powinny być przejrzyste, jawne Opinia uczestnika konsultacji powinna zostać zachowana w możliwie |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
|
Podejmując decyzje, gospodarz konsultacji powinien kierować się nie siłą nacisku, ale interesem publicznym i dobrem ogólnym. Pod uwagę należy brać racje zgłaszane w trakcie konsultacji, a także to, przez kogo są wyrażane. Przeważyć powinna jednak troska o szeroko rozumiany interes publiczny, w tym interes tych, którzy nie brali udziału w konsultacjach (7).Każda decyzja powinna być uzasadniona. |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
|
Podsumowanie konsultacji powinno nastąpić w terminie podanym na początku (4).Podsumowanie konsultacji powinno mieć formę publicznie dostępnego dokumentu z zestawieniem zgłoszonych opinii i merytorycznym odniesieniem się do nich. Konieczny jest załącznik ze zmienionym w wyniku konsultacji dokumentem i omówienie następnych kroków (4). Odpowiedzi muszą uzasadniać podjęte decyzje i być przygotowane w języku Publikując wyniki konsultacji, organizator konsultacji musi zadbać, by o tym |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
|
Po zakończeniu konsultacji przeprowadzony proces powinien zostać poddany ocenie organizatorów. Zadanie sobie kilku pytań i zapisanie odpowiedzi pozwala sprawdzić, w jakim stopniu został osiągnięty sukces oraz wyciągnąć wnioski na przyszłość. Taki tekst jest wewnętrznym dokumentem urzędu, tworzonym na potrzeby organizatorów następnych konsultacji w urzędzie. |
| O CO TRZEBA ZADBAĆ |
KLUCZOWE PYTANIA | KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy) |
|---|---|---|
|
Wynik konsultacji nie jest wiążący dla przedstawicieli władzy.
Termin podjęcia decyzji (uchwała, rozporządzenie, zarządzenie) powinien być Podjęta decyzja powinna zostać zakomunikowana opinii publicznej Jeżeli wdrożenie rozwiązań poddanych konsultacjom jest odsunięte w czasie, |